Politique de confidentialité

1. Introduction

Cette politique explique comment les données personnelles sont traitées dans le cadre de MONBURO, plateforme de gestion administrative pour les entreprises, accessible sur monburo.app, et de son site monburo.ai. Elle tient compte du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD), selon leur champ d'application.

2. Responsable du traitement et contact

RUBI STUDIO SRL, CIF RO47953267, registre du commerce J40/6689/2023, Bulevardul Timişoara, Nr. 26, Bucarest, Roumanie. Contact : contact@monburo.app.

Pour toute question ou demande relative à vos données personnelles, écrivez à contact@monburo.app.

3. Rôles respectifs

RUBI STUDIO SRL est responsable des traitements liés à la gestion des comptes, de l'abonnement, du support et de la sécurité. Pour les contenus qu'une entreprise cliente (« Organisation ») saisit ou connecte à son espace — clients, collaborateurs, communications, documents — l'Organisation détermine les finalités du traitement et MONBURO agit pour son compte. L'Organisation informe ses collaborateurs et interlocuteurs de l'utilisation de MONBURO, notamment du traitement des enregistrements vocaux et des informations qu'ils fournissent à l'assistant IA.

4. Données traitées

• Compte : nom, adresse e-mail, organisation, rôles, invitations et sessions.
• Travail : clients et contacts, projets, tâches, rendez-vous, rapports, devis, factures, fichiers et leurs métadonnées.
• Assistant vocal : enregistrements audio fournis dans l'application, transcriptions et analyses.
• Messagerie Microsoft, si connectée : textes, expéditeurs et destinataires, e-mails et dates.
• Services connectés : identifiants du compte externe, autorisations et jetons d'accès nécessaires.
• IA : demandes, contexte de travail transmis, propositions et réponses générées.
• Abonnement : nombre d'utilisateurs actifs, statut d'essai et informations de facturation.
• Données techniques : journaux de requêtes, erreurs et horodatages.

5. Finalités et bases juridiques

• Fournir le service et les intégrations choisies (exécution du contrat).
• Transcrire les enregistrements vocaux et analyser les informations fournies à l'assistant pour proposer tâches, rapports et actions de suivi à valider (exécution du contrat).
• Gérer l'essai gratuit et prévenir les essais répétés d'une même entreprise (intérêt légitime).
• Assurer la sécurité, le support et le bon fonctionnement (intérêt légitime).
• Respecter nos obligations légales, notamment comptables (obligation légale).

6. Assistant vocal intégré

L'enregistrement vocal dans l'application nécessite l'accès au microphone. Un brouillon peut être conservé localement dans votre navigateur jusqu'à son envoi ou sa suppression. Une fois envoyé, l'audio est stocké dans l'espace de l'Organisation et transcrit par IA. Vous parlez directement dans MONBURO sur téléphone ou ordinateur. L'assistant utilise les informations fournies pour identifier les clients, projets et activités, demander les précisions essentielles manquantes et proposer des actions que vous vérifiez et confirmez avant leur création.

7. Google Drive et Microsoft

Google (connexion OAuth et Drive)

MONBURO demande les autorisations openid, email, profile et drive.file. Cette dernière ne donne accès qu'aux fichiers que vous sélectionnez via Google Picker ou que MONBURO crée ; MONBURO ne parcourt pas l'ensemble de votre Drive. Ces données servent uniquement à afficher et associer vos documents à votre travail. Vous pouvez retirer l'accès à tout moment sur myaccount.google.com/permissions.

Microsoft Outlook et calendrier

La messagerie utilise les autorisations Mail.Read et User.Read pour synchroniser les messages reçus et envoyés (objet, corps, expéditeur, destinataires, métadonnées des pièces jointes). Le calendrier utilise Calendars.ReadWrite pour afficher, créer, modifier ou supprimer des événements à votre demande.

La déconnexion d'une intégration ne supprime pas les fichiers ni les messages conservés chez Google ou Microsoft.

8. Intelligence artificielle

Les contenus nécessaires (audio, texte, question de l'utilisateur et contexte de travail) sont transmis via Lovable AI Gateway à OpenAI pour la transcription et à Google (Gemini) pour l'analyse. Les résultats peuvent comporter des erreurs et doivent être vérifiés ; aucune action importante n'est créée sans validation de l'utilisateur. Les conditions de conservation et d'utilisation des données propres à ces fournisseurs relèvent de leurs politiques respectives.

9. Destinataires, hébergement et transferts

Les données sont accessibles aux personnes autorisées de l'Organisation et, si nécessaire au support ou à la sécurité, au personnel habilité de l'opérateur. Prestataires impliqués selon les fonctions utilisées : Lovable (infrastructure, e-mails, passerelle IA), OpenAI et Google (IA), Google et Microsoft (intégrations choisies) et Stripe (paiement, après souscription).

La base de données est hébergée à Londres, Royaume-Uni. Certains prestataires peuvent traiter des données dans d'autres pays, y compris hors de Suisse et de l'Espace économique européen ; ces transferts s'appuient sur les garanties prévues par le droit applicable.

10. Durées de conservation

• Enregistrements audio bruts : supprimés après 30 jours.
• Messages et transcriptions : conservés tant que l'entreprise est active, puis supprimés 30 jours après une demande de suppression du compte, sous réserve des obligations légales.
• Journaux techniques et d'IA : supprimés après 90 jours.
• Empreintes pseudonymisées d'entreprise servant à empêcher les essais gratuits répétés : 3 ans.
• Données de facturation : pendant la durée imposée par la loi.

À la fin de l'essai gratuit sans souscription, les fonctionnalités Premium sont suspendues, sans suppression des données de l'entreprise.

11. Vos droits et suppression des données

Selon le droit applicable, vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer au traitement, demander la portabilité et retirer votre consentement. Pour les données gérées par une Organisation cliente, vous pouvez aussi vous adresser directement à elle.

Demande d'accès ou de suppression de vos données : écrivez à contact@monburo.app avec l'objet « Demande de suppression des données » (ou « Demande d'accès »), en précisant l'adresse e-mail du compte, l'entreprise et les données concernées, y compris celles précédemment importées. Nous pouvons vérifier votre identité avant d'y donner suite. Une Organisation peut également demander la suppression de son compte depuis l'application ; les données sont alors supprimées 30 jours après la demande, sous réserve des obligations légales.

Vous pouvez aussi saisir une autorité de contrôle, notamment l'ANSPDCP en Roumanie (dataprotection.ro) ou le PFPDT en Suisse (edoeb.admin.ch).

12. Sécurité

MONBURO applique des contrôles d'accès par utilisateur et par organisation, des liens de téléchargement temporaires, la vérification des notifications des fournisseurs et le chiffrement des secrets d'intégration. Aucun système n'offre toutefois une sécurité absolue.

13. Cookies

L'application utilise le stockage du navigateur pour son fonctionnement (session, brouillons vocaux). Le site charge des polices depuis Google Fonts. Aucun outil publicitaire n'est utilisé.

14. Modifications

Cette politique peut être mise à jour ; la date en haut de page indique la dernière version. Les changements importants seront communiqués aux clients.